Managementondersteuner

Dit ga je doen als managementondersteuner

Als managementondersteuner ondersteun je samen met twee collega’s onze 3 bedrijfsdirecteuren. Je organiseert, plant, verbindt en ontzorgt. Je houdt overzicht, brengt mensen bij elkaar en zorgt dat belangrijke zaken op het juiste moment samenkomen. Je denkt vooruit, neemt eigenaarschap en ziet kansen om dingen slimmer of beter te organiseren. Misschien werk je achter de schermen, maar jouw bijdrage is iedere dag zichtbaar in het werk van anderen. Geen dag is hetzelfde. De ene keer puzzel je op een volle directieagenda, een uur later bereid je een bijeenkomst voor of stem je een complexe afspraak af met verschillende betrokkenen. Je houdt je onder andere bezig met:

• Complex agendabeheer voor de drie bedrijfsdirecteuren.
• Plannen, voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en grotere evenementen.
• Plannen en coördineren van veelvuldig terugkerende afspraken met interne en externe betrokkenen.
• Uitvoeren van de attentieregeling bij jubilea, pensioneringen en andere bijzondere momenten.
• Praktische en secretariële ondersteuning van verschillende overlegvormen binnen IBN, waaronder de medezeggenschap en specifieke commissies.
• Zorgvuldig verwerken en beheren van correspondentie, afspraken en vertrouwelijke informatie.
• Signaleren van knelpunten en meedenken over verbeteringen in de ondersteuning.

Je werkt met moderne digitale hulpmiddelen, waaronder Microsoft 365. Zie jij kansen om processen slimmer, makkelijker of beter te organiseren? Dan krijg je bij IBN de ruimte om ermee aan de slag te gaan.

Wat maakt deze functie bijzonder?

Je werkt op een plek waar veel lijnen binnen IBN samenkomen. Daardoor weet je wat er speelt en heb je contact met collega’s op verschillende niveaus én met mensen buiten IBN. Je organiseert, verbindt en ontzorgt, maar denkt ook mee over hoe werkzaamheden slimmer, makkelijker of beter kunnen. Binnen IBN zijn we voortdurend in ontwikkeling. Daarom zoeken we iemand die niet alleen zaken goed regelt, maar ook eigenaarschap toont. Je wacht niet af, ziet wat nodig is en komt in beweging.

Dit krijg je van ons als managementondersteuner

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.875 en € 4.065 op basis van een 36-urige werkweek. Je exacte salaris is afhankelijk van je opleiding, kennis en ervaring.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.
• 8% vakantiegeld en 7,55% eindejaarsuitkering.
• Minimaal jaarlijks 23 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband.
• Een zelf in te vullen vrije diversiteits(feest)dag.
• Mogelijkheid tot sabbatical verlof: een gedeeltelijk betaalde, zelf in te vullen verlofperiode voor een aangesloten periode van 2 maanden ééns in de vijf jaar.
• Een persoonlijk duurzaamheidsbudget van € 250, dat je kunt gebruiken om je duurzame inzetbaarheid te vergroten.
• Een collectiviteitskorting op (aanvullende) zorgverzekeringen.
• Een goede pensioenregeling.
• 80-90-100-regeling: maximaal 5 jaar voor AOW-gerechtigde leeftijd. 80% werken, 90% brutosalaris, mogelijkheid tot 100% pensioen opbouw.
• Alle benodigdheden voor het uitoefenen van je functie, zoals een telefoon en laptop.
• Reiskostenvergoeding vanaf 6 kilometer.
• Flexibele werktijden en, waar het werk dat toelaat, de mogelijkheid om thuis te werken.
• Een compleet en passend pakket met opleidings- en ontwikkelmogelijkheden via het IBN Leerhuis.
• Keuze uit een activiteitenprogramma en mogelijkheid om deel te nemen aan fiscaal voordelige regelingen, bijvoorbeeld deelname aan bedrijfsfitness.

Jouw team

Met twee collega-managementondersteuners vorm je het Secretariaat. Jullie werken samen voor de directeuren, verdelen de werkzaamheden onderling en kunnen elkaars werk overnemen. Het Secretariaat is onderdeel van het Dienstencentrum. Hier werken zo’n 70 collega’s aan alles wat nodig is om IBN goed te laten draaien. De sfeer is collegiaal, informeel en betrokken. We geloven dat je nooit bent uitgeleerd. Daarom investeren we actief in vakmanschap en digitale vaardigheden en krijg je volop mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen.

Collega aan het woord

Annelien werkt als managementondersteuner bij IBN.

Ik hou van de vele uitdagingen die op een dag voorbijkomen. Elke uitdaging ga ik aan en geeft mij energie en voldoening.

Dit ben jij

Jij krijgt energie van regelen, plannen en organiseren. Je blijft rustig als agenda’s veranderen, houdt overzicht en onderscheidt hoofd- van bijzaken. Je werkt nauwkeurig, neemt initiatief en helpt anderen graag hun werk goed te doen. Je kunt zelfstandig werken, maar voelt je ook verantwoordelijk voor het gezamenlijke resultaat van het team. Met gevoelige situaties en vertrouwelijke informatie ga je vanzelfsprekend zorgvuldig om.

Verder heb je:

• Mbo-4 werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële of administratieve opleiding.
• Minimaal drie jaar ervaring in een vergelijkbare secretariële of management-ondersteunende functie.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Goede digitale vaardigheden, waaronder ervaring met Microsoft 365.

IBN: iedereen doet mee

Voor veel mensen is werk niet vanzelfsprekend. Voor al deze mensen zijn wij er, al meer dan 30 jaar. We vinden het belangrijk dat mensen weer mee kunnen doen. En dat ze vanuit hun eigen talenten en ambities kunnen bouwen aan hun loopbaan. Zo leiden we mensen op tot vakkrachten, zodat ze aan de slag kunnen bij een werkgever uit ons grote netwerk. Of we zetten ze in binnen onze eigen teams voor onder meer schoonmaak, groenonderhoud en assemblage. De betrokkenheid binnen onze organisatie is groot: iedereen zet zich in om de wereld een stukje mooier te maken en heeft daarin een belangrijk aandeel.

Hoe we bij IBN een rol van betekenis spelen voor mensen? Lees en bekijk de interviews met trotse medewerkers.

Word jij onze nieuwe managementondersteuner?

Reageren kan heel makkelijk via de sollicitatiebutton op deze pagina.

Vragen?

Wil je meer informatie over de functie of de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met William van den Broek, manager dienstencentrum, via 06-18308401 of wbroek@ibn.nl.

Wij kiezen er bewust voor om de werving zelf te doen. Als we gebruik willen maken van bureaus, nemen we zelf contact op.